Think big, act small

Hoe benut ik de energie en inspiratie van “buiten zijn” in een kantoorbaan?  

(NL) Gastblog Monique den Uyl, adviseur Talentmanagement bij organisatieadviesbureau Leeuwendaal

Kantoormedewerkers die open staan om te experimenteren met het integreren van buiten zijn in de (stedelijke) natuur en werken, zijn soms zoekende naar hoe ze dit vorm kunnen geven. Monique den Uyl is iemand die wel tijdens het werk de ‘outdoors’ opzoekt, en zich afvraagt hoe de energie en inspiratie van ‘buiten zijn’ in een kantoorbaan benut kan worden om bijvoorbeeld ‘meer vanuit ontspanning en in verbinding met jezelf en anderen te werken’. Doen we nieuwe ervaringen op of wisselen we ze anders uit als we vaker naar buiten gaan? Wat betekent eigenlijk het buiten zijn voor onze creatieve- en denkprocessen?

Monique: ‘Het was winter en ik had vanuit mijn rol als trainer die middag de deelnemers letterlijk drie uur het bos in gestuurd om in duo’s met elkaar te onderzoeken waar ze energie van kregen. En hoe ze vanuit een positief waarderende benadering het beste tot hun recht konden komen op hun werk. Vanuit een innerlijk verlangen en ook het besef ‘practise what you preach’ besloot ik zelf ook een dik uur het bos in te gaan. Sindsdien heeft de wens om meer outdoor te gaan werken mij niet meer losgelaten, en is het mijn ambitie dit veel meer te integreren in mijn werk. Als ik buiten ben, denk ik helderder na dan vanachter mijn bureau, voel ik me meer ontspannen, sta ik meer open, durf ik meer los te laten. Ik ervaar meer ruimte om het op mijn manier te mogen doen, geïnspireerd door de kleuren, geuren en wind om mij heen’.

De werkgever van Monique biedt hier de ruimte voor, maar er zijn vragen over praktische zaken: hoe organiseer je dan je werk? Kan je het ook samen met collega’s af en toe doen? En wat als het regent?  ‘Je denkt al snel in belemmeringen: niet iedereen wil dat, waar ga je zitten, waar is stroom voor mijn laptop, en wat als het regent? Ik bedacht me: wat zou er gebeuren als ik nu meer ga omdenken, en simpele en kleine dingen ga uitproberen?’

“De kracht ligt vooral in een andere mindset en het creëren van nieuwe gewoonten. Het aandacht geven aan wat wel kan, zorgt ervoor dat het groeit. Niet alleen qua beleving, maar ook het aanstekelijke effect ervan op je werk. ”

Nederland is Europees kampioen zitten: 32% van de volwassen bevolking zit meer dan 8,5 uur per dag. Bewegen tijdens de kantooruren wordt aangemoedigd. Er zijn experimenten al fietsend aan een verhoogd bureau te werken, maar voor Monique en haar collega’s is het bewegen buiten in de (stedelijke) natuur van essentieel belang. Tijdens de pandemie ontdekte iedereen het dagelijkse ommetje om het huis te verlaten en te bewegen. Maar ook om collega’s te bellen en ontmoeten. ‘In corona-tijd gingen we creatiever om met waar en hoe we werkten. Nu zou ik dat graag voortzetten, maar dan niet vanuit een noodzaak, maar een verlangen. Dat mag er ook zijn, en sterker nog, is soms heel noodzakelijk om met plezier aan het werk te blijven en goed te kunnen blijven presteren.’

Monique: ‘Als ik bijvoorbeeld op een 8-urige werkdag één telefoontje een half uur wandelend buiten heb gedaan, voelt dat aan het einde van de dag heel anders dan als ik de hele dag binnen heb gezeten. En als een collega mij met oortjes in naar buiten of weer naar binnen ziet lopen (met een big smile), hoor ik regelmatig het voornemen: dat ga ik ook vaker doen’.

‘Uiteraard voelt outdoor niet voor iedereen hetzelfde, en dat merk je bij teams of als je erover praat met collega’s’. Maar het werk mag en kan bij Leeuwendaal - voor degenen die dit interessant vinden – naar buiten worden genomen. De cultuur intern maakt hier ruimte voor. Monique: ‘Hoe meer diversiteit en opties we met elkaar verzinnen, hoe beter we kunnen aansluiten bij wat iedere collega nodig heeft. Binnen zijn we inmiddels met het nieuwe werken steeds creatiever, maar buiten hebben we volgens mij nog een heleboel te ontdekken. Wat werkt voor jou? Laten we onze ervaringen delen, en elkaar en anderen inspireren.

De praktische tips van Monique

• Voordat ik dit blog ging schrijven ben ik even een rondje van 20 minuten gaan lopen zonder mijn mobiel, om mijn gedachten in de goede stand te krijgen en focus aan te brengen: hoe ga ik het aanvliegen, wat wil ik er nu eigenlijk echt mee bereiken, voor wie, en wat moet er dan juist wel of niet in, wie kan ik er eventueel bij betrekken etc... En zo kan je natuurlijk ook starten met het maken van een memo, een adviesrapport, offerte of beleidsstuk, in plaats van achter je bureau. Juist omdat je geen laptop/mobiel bij je hebt mag je nog even breed verkennen en hoef je er nog niks mee, behalve overwegen.

• De maandelijkse bilateralen met mijn manager (30 minuten) doe ik sinds een jaar met oortjes op al wandelend buiten. Echt een nieuwe gewoonte, en zelfs als ik met hem over andere onderwerpen afspreek ga ik nu automatisch mijn oortjes en jas pakken. En als het regent, dan pak ik een paraplu of zoek ik een plek op waar het enigszins overdekt is, zoals in een wooncomplex met binnentuinen hier in de buurt. De truc zit er vooral in dat ik er niet meer over nadenk òf ik ga, maar dat ik ga, en me daarbij alleen afvraag: met/zonder paraplu, en waarheen? Zo kan ik ook op locaties van klanten blijven, en mijn bilateraal daar lopend doen. Soms neem ik een spiekbriefje of notitiebriefje met een pen mee. En als we elkaar fysiek treffen, spreken we nu buiten af op een bankje voor kantoor inclusief kop koffie.

• Bij het volgen van een online werkoverleg of webinar zoek ik een plekje buiten in de buurt met opgeladen mobieltje of laptop (welke ik in de pauzes steeds even oplaad) die ik dan ergens op kan zetten. Ondanks dat je naar je scherm kijkt, doet het buiten zijn echt wat anders met mij dan binnen. Meer ontspanning en zuurstof, frisse ideeën en ik voel meer rust en ruimte. Ook hier geldt: anderen die het zien, die zitten na de pauze soms ook ineens buiten. Er ontstaat een andere vaak meer open sfeer :). En daar waar ik eerst nooit podcasts luisterde, doe ik dat nu eens per maand ongeveer wel maar dan altijd lopend met oortjes in. Weer zo’n fijne nieuwe gewoonte erbij.

• Tussen 1 april en 1 november ga ik liefst elke week een keer op de fiets naar kantoor. De reistijd die ik hiervoor uittrek is vaak langer dan de 30 minuten die mijn navigatie aangeeft. Want ik stap af als ik een goed idee heb onderweg, en ga even ergens zitten om er wat mee te doen. Van iemand bellen of appen, tot iets inplannen in mijn agenda, iets opschrijven in mijn notitieblok, tot iets overdenken en de juiste vragen noteren waar ik die dag/week wat mee wil. En als ik onderweg een mooi plekje zie, kan het ook zo zijn dat ik daar bewust een half uurtje stop om iets uit te werken wat er op kantoor/thuis niet van komt, of bijvoorbeeld om mijn mailbox bij te werken wat dan ineens minder vervelend wordt puur vanwege de plek. Ik fiets het liefst langs het kanaal, omdat ik van water houd, maar soms kies ik bewust andere routes om nieuwe plekken te ontdekken om werk naartoe te verplaatsen.

• Als je een halve of hele dag met een groep bij elkaar bent, is het heel verfrissend en vaak energiegevend om eens 1 programmaonderdeel buiten te doen in plaats van in het gereserveerde zaaltje. Al is het maar op de parkeerplaats of op het pleintje in de buurt een half uurtje. Het biedt nieuwe perspectieven en andere gesprekken. Je staat met elkaar in een kring, of je laat subgroepjes op eigen wijze vormgeven hoe ze buiten willen zijn.

• Je kan ook het hele programma naar buiten verplaatsen en als back-up een zaaltje reserveren mocht het noodweer worden. Erg leuk om daarbij creatief te zijn qua middelen: neem een krukje/kleedje mee als je dat nodig hebt, regel lunchpakketjes en een thermoskan koffie/thee, maak een foto met je mobiel in plaats van kies een fotokaart uit op de tafel en andere outdoor werkvormen… daarover is van alles te vinden of verzinnen. Als je de groep erbij betrekt wordt je wellicht verrast, en zijn zij ook gelijk mede eigenaar om er samen een succes van te maken. Zo verzorg ik bij een klant met mijn collega’s al jaren workshops van een dagdeel (over bewustwording van je talenten) voor medewerkers op basis van open inschrijving. Na een succesvolle pilot verzorgen we nu ook een outdoor editie vlakbij het reguliere zaaltje. Daar verzamelen we, en zijn we een keer naar uitgeweken toen het hard regende. Medewerkers kunnen nu dus kiezen in welke vorm ze de workshops willen doorlopen: indoor, outdoor of de online variant. Meestal vindt iedereen het jammer dat het voorbij is, en vaak wordt ook de vraag gesteld: waarom doen we dit niet vaker zo buiten?

• Met een collega afstemmen en samen een route lopen. Zo heb ik vanuit ons kantoor 3 routes bedacht en op geplastificeerde kaartjes gezet, variërend van 15, tot 35 en 55 minuten qua lengte. Een volgende stap is deze 3 routes op te laten opnemen als vergaderlocaties in outlook, zodat je elkaar hiervoor ook outdoor kan uitnodigen :) Alleen al de vraag stellen aan elkaar is het begin bij het creëren van een nieuwe gewoonte.

• Onderbreek een lange reistijd in de auto eens door uit te stappen halverwege en jezelf een half uurtje frisse lucht te gunnen. Zo verwonderde ik mij laatst over de mooie omgeving waar ik doorheen reed en ben ik ergens onder zwolle gestopt. Na een intensieve ochtend met nog 1,5 uur reistijd te gaan, besloot ik een half uurtje eruit te gaan en mijzelf op te laden. Betekende wel dat ik op een ander moment die mails nog moest gaan doen, maar ik greep de kans. Als je oog hebt voor de omgeving waar je bent, dan zie je soms ineens een stukje natuur dichtbij, van stadsparkje tot geveltuintje tot water... En dan stel ik mijzelf steeds vaker de vraag: kan ik hier nu wat mee, en hoe dan?

• Op de jaarlijkse Outdoor Office Day (half juni) heb ik mijn coachee uitgenodigd voor wandelcoaching in plaats van in een spreekkamer, en ergens richting haar woonplaats een park gezocht waar ze makkelijk met het OV kon komen. Ook heb ik mijn werkgever op dit initiatief getipt, zodat er in de interne nieuwsbrief ruchtbaarheid aan gegeven kon worden. Ik vond het een prachtig initiatief om na te denken over hoe het werk ook anders kan, en hoe je dit met elkaar kan vormgeven. Georganiseerd of spontaan, maar vooral meer open en out of the box te denken in plaats van in hokjes en oude routines. In eerste instantie voor onszelf, maar zo heb ik vervolgens ook een werksessie met enkele collega’s gehad over hoe we outdoor werken zouden kunnen integreren in onze dienstverlening en offertes voor onze klanten. Ook hier geldt dat we klein beginnen en vanuit de beoogde doelen van de klant blijven kijken naar kansen voor en de toegevoegde waarde van outdoor elementen.

• Mijn werkgever stimuleert samen sporten, en zo wordt er regulier bootcamp georganiseerd, kan je kickboksen of aansluiten bij een padel appgroep. Alhoewel het geen werken is, draagt het wel bij aan de onderlinge verbondenheid en stimuleren we elkaar om je er een keer voor in te schrijven. En ondertussen heb je het soms toch ook over werk, en ontstaan er nieuwe contacten en/of ideeën die je vanachter je bureau niet zou opdoen. Vanuit ontspanning en jezelf zijn ongeacht je functie ontstaan vaak mooie dingen. Zoals ik dat vroeger ook ervaarde toen we buiten gingen staan roken, maar dan nu zonder sigaret.

• Wat ik vooral doe is met anderen delen dat ik graag outdoor werk, en laagdrempelige mogelijkheden aan het verkennen ben, zowel voor mezelf als in hoe anderen mee te nemen hierin: collega’s, klanten of vriendinnen. Het erover hebben alleen al geeft energie. Je komt samen op nieuwe ideeën, je wordt gevonden als mensen weten dat je daarmee bezig bent en wilt zijn, en je kan elkaar aanmoedigen en versterken bij initiatieven. Zo appen een collega en ik elkaar wel eens een foto als we ergens outdoor aan het werk zijn of gaan. En belandde ik met een buurvrouw heel bewust op een bankje buiten voor een goed gesprek, in plaats van binnen achter gesloten deuren.